Door het coronavirus en de RIVM-richtlijnen  willen veel bedrijven hun beschikbare kantoorruimte zo eenvoudig en gestructureerd mogelijk verdelen. Ook Unigarant was op zoek naar een laagdrempelige manier om de beperkte hoeveelheid werkplekken en vergaderruimtes beschikbaar te stellen aan hun medewerkers.

Omslachtige en tijdrovende lijstjes

Door het plotselinge karakter van het virus, was er niet direct een passende oplossing het aantal werkplekken inzichtelijk te maken. Het vastleggen van alle medewerkers die eens per week op kantoor zouden willen werken, bleek een tijdrovende bezigheid. Het gaf veel druk op de facilitaire afdeling, die verantwoordelijk is voor de planning. En daardoor was het reserveren van een werkplek totaal niet flexibel en mistte het alle spontaniteit.

Een app moest het zijn

Vanuit onze rol als Microsoft 365 Partner werd ons gevraagd mee te denken in een pragmatische oplossing. Door een klein projectteam is een eerste brainstormsessie gehouden.

Iedereen was het gelijk over één ding eens; er moest een app komen. Omdat we al flinke stappen hebben gezet met het lopende implementatieproject van Microsoft Teams en SharePoint Online was Microsoft PowerApps een logische keuze. Ook vanwege de diepgaande integratie met de overige onderdelen van het Microsoft 365 platform.

Van requirements naar testen

Aan de hand van een lijst requirements hebben we een eerste conceptversie gerealiseerd van de Kantoorplanner App. Deze app werd met het projectteam kritisch onder de loep genomen. Vanuit andere afdelingen werden verschillende disciplines bij elkaar gebracht om tegelijkertijd alvast na te denken over bedrijfsspecifieke regels en uitzonderingen, de vormgeving, tekstgebruik maar ook de communicatie naar de eindgebruikers.

Vervolgens kon een grotere groep  de bèta-versie van de app testen en feedback geven. Dit werd enthousiast opgepakt en gaf heel waardevolle inzichten. Aan de hand van deze feedback hebben we nog een paar wijzigingen doorgevoerd, de reeds geplande dagen geïmporteerd en daarna is de Kantoorplanner App met een knaller in gebruik genomen!

Unigarant, bedankt voor deze leuke uitdaging! Mede dankzij de intensieve samenwerking hebben we in een korte tijd een app gelanceerd waar we gezamenlijk trots op mogen zijn!